2019 ist das Jahr der Piloten. Nach dem Bundesamt für Justiz (BfJ), das im November 2018 die Pilotierung der E-Akte Bund startete, folgen dieses Jahr vier weitere Pilotbehörden. Der zentrale IT-Dienstleister, das Informationstechnikzentrum Bund (ITZBund) stellt die E-Akte Bund bereit, die organisatorische Verantwortung für die Einführung liegt bei jeder Behörde selbst. Dort sollten die Vorbereitungen auf die elektronische Aktenführung rechtzeitig in Angriff genommen und die notwendigen Ressourcen eingeplant werden. Dabei hilft das vom Bundesverwaltungsamt (BVA) entwickelte Vorgehensmodell: ein Handlungsleitfaden, der das Einführungsprojekt in zeitlich und inhaltlich gegliederte Phasen einteilt.

Die E-Akte Bund bietet die Grundlage für rechtskonformes elektronisches Registrieren und Verwalten von aktenrelevantem Schriftgut. Mit ihrer Hilfe soll die rechtssichere und gesetzeskonforme Dokumentation der Entscheidungsprozesse digital erfolgen.

Das Gesetz zur Förderung der elektronischen Verwaltung sowie zur Änderung weiterer Vorschriften (E-Government-Gesetz) dient dem Ziel, die elektronische Kommunikation mit der Verwaltung zu erleichtern und Bund, Ländern und Kommunen zu ermöglichen, einfachere, nutzerfreundlichere und effizientere elektronische Verwaltungsdienste anzubieten.

In Umsetzung der Digitalen Agenda hat das Bundeskabinett am 17. September 2014 das Programm „Digitale Verwaltung 2020“ beschlossen. Dieses ist ein wichtiger Schritt hin zur Digitalisierung der Behörden und damit zu einer nutzerfreundlicheren, einfacheren Verwaltung, die orts- und zeitunabhängig für alle Bürgerinnen und Bürger und Unternehmen erreichbar ist.

In Deutschland werden Schätzungen zufolge jährlich mehr als 30 Milliarden Rechnungen postalisch versandt. Mögliche Einspareffekte, die sich durch den Versand elektronischer Rechnungen erzielen lassen, liegen auf der Hand: Die elektronische Rechnung (E-Rechnung) spart nicht nur Papier und Porto und schont damit natürliche Ressourcen. Sie ermöglicht auch eine durchgängige elektronische Weiterverarbeitung der Rechnungsdaten, welche sich dann direkt in interne Systeme übernehmen bzw. an die zuständigen Ansprechpartner weiterleiten lassen. Es entfällt der aufwendige Übertrag der Rechnungsdaten in ein elektronisches System und die Rechnung wird automatisiert der entsprechenden Bestellung zugeordnet. Private Unternehmen können durch das elektronische Rechnungsverfahren bis zu 11 Millionen Euro und etwa 5850 Tonnen CO2 jährlich einsparen.

Das Bundesministerium des Innern und für Heimat gestaltet gemeinsam mit dem Ministerium der Finanzen des Landes Sachsen-Anhalt ein Projekt zur Entwicklung neuer Konzepte für ein effektives föderales Informationsmanagement.

Das Pilotvorhaben "Modellkommune E-Government" wurde von 2014 bis 2016 von BMI und den drei kommunalen Spitzenverbänden gemeinsam durchgeführt. Das Ziel des Modellvorhabens bestand darin, die Potenziale des 2013 in Kraft getretenen EGovG auf kommunaler Ebene aufzuzeigen. Das Modellvorhaben war sowohl aus Sicht der Projektpartner BMI und kommunale Spitzenverbände als auch aus Sicht der acht Modellkommunen sehr erfolgreich. Die Modellkommunen setzen ihre Zusammenarbeit als offenes, kommunales Netzwerk fort.

Das Ziel des zweijährigen Pilotprojekts "Modellkommune Open Government" ist, die Praktikabilität und Effektivität von Open Government auf kommunaler Ebene aufzuzeigen. Die Projektpartner, das Bundesministerium des Innern, für Bau und Heimat, der Deutsche Städtetag, der Deutsche Städte- und Gemeindebund und der Deutsche Landkreistag, wollen mit dem Modellvorhaben die Umsetzung von Open Government über die zweijährige Projektdauer in ausgewählten Kommunen begleiten. Aus den Erfahrungen der Modellkommunen soll ein praktischer Leitfaden erarbeitet werden als Hilfestellung für Kommunen, die sich der Herausforderung von Open Government stellen wollen.

Unter dem Begriff "Open Government" wird eine stärkere Öffnung von Regierung und Verwaltung gegenüber der Bevölkerung und der Wirtschaft verstanden. Üblicherweise umfasst er die drei Teilbereiche "Transparenz", "Teilhabe" und "Zusammenarbeit". Wichtiger Bestandteil von Open Government ist der Bereich "Open Data".

Die Informations- und Kommunikationstechnologie bietet viele Möglichkeiten, um die Tätigkeit der öffentlichen Verwaltung effektiver und effizienter zu gestalten. So ist die elektronische Kommunikation längst selbstverständlich. Schriftgut kann elektronisch verwaltet, Prozesse können elektronisch abgewickelt werden. Hinzu kommen neue Entwicklungen, wie Bürgerportale, soziale Netzwerke oder Wikis.

Die Verwaltung soll innovativer Dienstleister für Bürgerinnen und Bürger sowie für Unternehmen sein. Wichtiger Bestandteil der Modernisierung ist daher die Vereinfachung und häufig auch die elektronische Unterstützung und Verknüpfung von Prozessen zwischen Behörden, Bürgern und Unternehmen. Verwaltungsverfahren werden somit verkürzt und überflüssige Bürokratie wird abgebaut.

Die Verwaltung soll innovativer Dienstleister für Bürgerinnen und Bürger sowie für Unternehmen sein. Wichtiger Bestandteil der Modernisierung ist daher die Vereinfachung und häufig auch die elektronische Unterstützung und Verknüpfung von Prozessen zwischen Behörden, Bürgern und Unternehmen. Prozessmanagement in der öffentlichen Verwaltung dient somit als Hebel für Effizienzsteigerungen und einer verbesserten Prozessqualität.

• Um auf die Anforderungen der Digitalisierung und des demographischen Wandels zu reagieren, stärkt das Projekt PersDiV den ressortübergreifenden Austausch und die Entwicklung von geeigneten strategischen Maßnahmen der Personalentwicklung und -gewinnung für die Bundesverwaltung

• Dazu hat PersDiV im Rahmen einer dreiteiligen Workshopreihe ein Netzwerk zum Austausch zwischen insgesamt knapp 120 Beteiligten aus Bundesbehörden aufgebaut, die u.a. „Quick Wins“ also schnell umsetzbare Aktionen in den beiden Themenbereichen erarbeitet haben

• Für die mittel- bis langfristige strategische Umsetzung beginnt PersDiV mit Pilotierungen in zwei ausgewählten Bundesbehörden; von den Lernerfahrungen sollen alle Beteiligten profitieren