Verwaltung besteht nicht nur aus Aufgaben, Personal, Prozessen und Produkten. Wichtiges Element einer Verwaltung stellt auch das dort vorhandene Wissen dar. Dieses Wissen ist eine elementare Ressource und muss gepflegt und erweitert werden. Das interne Wissen sowie benötigte Informationen aus extern zugänglichen Quellen müssen allen, die darauf zugreifen sollen, bedarfsgerecht zugänglich gemacht werden. Diese Wissensorganisation und -bereitstellung wird auch als Wissensmanagement bezeichnet.
Das Wissen einer Verwaltung befindet sich in Arbeitsanweisungen, in Akten, in Datenbanken, vor allem in den Köpfen einzelner Beschäftigter. Dass Wissen ein kostbares Gut ist, das zeigt sich immer wieder beim Ausscheiden von (langjährigen) Mitarbeitern, insbesondere bei Spezialisten. Regelmäßig treten in der Folge Wissenslücken auf.
Zum Aufbau eines arbeitsplatz- und aufgabenübergreifenden Wissensmanagements ist es erforderlich, das Wissen aller Beschäftigten zu sammeln und systematisch zu dokumentieren. Hierfür bietet der Markt heute verschiedenste technische Lösungen an: Datenbanken, Data-Warehouse, Dokumenten-Management-Systeme, Cloud-Dienste etc. Bei der Bereitstellung und Nutzung von Informationen müssen die Regelungen des Datenschutzes berücksichtigt werden.
Die Digitalisierung verlangt einen neuen Umgang mit Informationen und Wissen. Viele Aufgaben werden automatisiert und die Arbeit der Beschäftigten wird durch neue Technologien unterstützt. Es gilt nun, sich auf diese Entwicklung einzustellen und das Wissensmanagement dahingehend anzupassen. Geeignete Tools, Schulungen und ein reger Austausch zwischen allen Beteiligten sind hierbei wichtig.
Der Zielsetzung des Wissensmanagements können persönliche Interessen einzelner Beschäftigter gegenüber stehen, die ihre Stellung über "alleiniges Wissen" bekunden und festigen wollen. Hier gilt es, ein ganzheitliches Konzept zu entwickeln, das auch motivierende Aspekte für alle Wissensträger enthält, ihr Wissen für die Gemeinschaft bereitzustellen.
Wissensmanagement steht in einem engen Zusammenhang mit der Geschäftsprozessoptimierung und dem ebenfalls prozessoptimiertem Qualitätsmanagement. Sowohl beim Wissensmanagement als auch beim Qualitätsmanagement werden Prozesse und ihr Output, jedoch aus unterschiedlichen Perspektiven betrachtet. Beide Verfahren stellen Prozesse in den Fokus, denn Wissen ist eine wichtige Ressource zur Qualitätsverbesserung.
Wissensmanagement stellt auch Methoden zum Umgang mit vorhandenem Wissen bereit. Methoden der Dokumentation und Wissensentwicklung, die systematische Analyse der "Lessons Learned", Wissensdatenbanken und -portale.